C.I.M (Corporate Information Management)

Posted: November 17, 2010 in IT Holic, Pengetahuan

CIM atau yang lebih dikenal sebagai Corporate Information Management, secara harfiah merupakan singkatan dari manajemen informasi perusahaan, yang berarti kegiatan manajemen terhadap informasi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan.

1. Arsitektur Pembentuk SIM

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai CIM, maka ada baiknya kita pahami dahulu kombinasi kata dari singkatannya satu persatu. Dalam singkatan tersebut terdapat tiga buah kata yaitu, manajemen, informasi, dan perusahaan. Adapun makna dari ketiga kata-kata tersebut adalah sebagai berikut :

  • MANAJEMEN

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut Ricky W. Griffin

Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumberdaya untuk mencapai sasaran(goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Seorang Manajer adalah orang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen sendiri secara umum merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain yang dilakukan oleh orang yang disebut manajer untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.

Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa :

  • perencanaan
  • pengorganisasian
  • penyusunan staf
  • pengkoordinasian
  • pengarahan
  • pengendalian
  • INFORMASI

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

  • PERUSAHAAN (ORGANISASI)

Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang bersifat komersial sesuai dengan bidang usaha yang ditekuninya. Keberhasilan organisasi (dalam hal ini sebuah perusahaan) merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional.

Bidang Fungsional perusahaan, terdiri dari 3 bidang utama, yaitu :

1.Pemasaran

2.Manufaktur

3.Keuangan

Jadi, jika semua unsur kata pembentuk CIM atau Manajemen Informasi Perusahaan tersebut disatukan maknanya, maka akan membentuk sebuah arti yaitu sebuah kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap sebuah informasi sebagai salah satu aspek penting  di dalam sebuah perusahaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang dilakukan untuk membuat semua detail informasi perusahaan tersebut terkendali dengan semestinya sehingga tujuan dapat dicapai lebih efektif dan efisien.

Terdapat2 (dua) tipe informasi untuk tingkatan manajemen tersebut, yaitu:
a.Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring atau lebih ringkas. Sebagai contoh: Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi.

b.Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen. Sebagai contoh: Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.

c.Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen tingkat teknis yang membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan operasi. Sebagai contoh: Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.

2. Tool CIM

Umumnya kegiatan manajemen informasi perusahaan ini menggunakan suatu teknik khusus dalam kegiatannya. Teknik tersebut terangkum dalam Sistem Informasi Manajemen ERP.

Sistem Informasi Manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)

  • Pokok-pokok SIM

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak

  • Perangkat lunak sistem umum
  • Perangkat lunak terapan umum
  • Program aplikasi

3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
Program untuk melaksanakan pengolahan komputer Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.

–> Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

–> Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

–> Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.

2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

–> Penyebab Gagalnya ERP
– Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
– Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
– Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
– Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

–> Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
– SAP
– JDE
– BAAN
– MFGPro
– Protean
– Compiere
– Adempiere

3. Studi Kasus – Sinergi Negatif dan Sinergi Positif dalam Sistem Informasi dan Strategi Perusahaan

Penulis (Riri Satria) –> Kata Ganti “Saya”

Pada saat menulis artikel ini, saya dan seorang rekan saya yang jauh lebih senior sedang ditugaskan oleh Lembaga Manajemen PPM untuk menjadi konsultan perencanaan stratejik korporat (corporate strategy) pada sebuah perusahaan besar di Indonesia ini, yang memiliki lebih dari sepuluh anak perusahaan. Dalam menyusun perencanaan stratejik korporat ini, salah satu pekerjaan yang dilakukan adalah membuat portofolio bisnis setiap anak perusahaan dan merekomendasikan strategi yang cocok untuk setiap anak perusahaan. Portofolio bisnis tersebut dibangun dengan mempertimbangkan berbagai hal, antara lain kinerja keuangan, posisi kompetitif saat ini, perkiraan kondisi masa depan, dan berbagai aspek-aspek lainnya.

Sewaktu saya kuliah di program Magister Manajemen dulu, rasanya proses penyusunan perencanaan stratejik ini tidak ada yang sulit. Konsepnya juga tidak terlalu rumit dan bisa dipahami. Rasa optimis berada di dalam diri kami sewaktu memulai pekerjaan ini. Kami pun mengadakan diskusi singkat dengan semua pimpinan anak perusahaan untuk menjelaskan maksud dan tujuan serta keterlibatan atau peran serta pimpinan anak perusahaan dalam pekerjaan ini. Rasa optimis tetap menggelayuti kami sampai dengan pertemuan selesai, dan para pimpinan anak perusahaan diminta untuk mengisi daftar isian yang diperlukan untuk menyusun portofolio bisnis tersebut.

Tetapi akhir-akhir ini, rasa khawatir mulai muncul ke dalam diri kami. Sudah lebih dari tiga minggu ternyata masih banyak daftar isian yang belum kembali ke saya. Ini jelas terlambat dari jadwal satu minggu yang disepakati semula. Beberapa pimpinan anak perusahaan juga menghubungi saya untuk menjelaskan betapa sulitnya mereka untuk mendapatkan berbagai informasi yang diperlukan, seperti persaingan, pertumbuhan industri, pangsa pasar, prediksi ke depan, dan sebagainya.

Kesulitan ini tentu saya membawa dampak kepada penilaian (judgement) yang mereka lakukan terhadap berbagai isu stratejik, dan tentu saja nanti akan berdampak kepada kualitas perencanaan stratejik korporat yang dihasilkan. Hanya saja, karena tim dari perusahaan klien yang mengerjakan proses perencanaan ini demikian solid dan pemahaman mengenai strategi perusahaan yang relatif baik, maka pada batas tertentu, situasinya masih terkendali.

Masih pada klien yang sama, salah satu unit bisnis, yang juga menjadi bisnis utama kelompok perusahaan ini, situasinya jauh berbeda. Informasi yang dibutuhkan tersebut hampir semuanya dapat diperoleh dengan mudah. Hal ini tentu saja mempercepat proses penyusunan rencana stratejik unit bisnis (business unit strategy) tersebut. Dengan mudah data pertumbuhan industri tersaji dengan cepat, kemudian juga studi-studi terhadap pesaing juga pernah dilakukan sebelumnya. Dengan demikian, analisis dapat dilakukan dengan cepat dan lebih komprehensif, dan ini jelas membantu kami dalam menyusun perencanaan stratejik yang lebih berkualitas. Kami semakin optimis, karena seperti yang diuraikan sebelumnya, kami didukung oleh tim dari perusahaan klien yang solid dalam mengerjakan proses perencanaan ini, dan pemahaman mengenai strategi perusahaan yang relatif baik.

Bercermin pada kasus di atas, itulah yang maksud dengan sinergi negatif dan positif antara sistem informasi dengan strategi perusahaan. Pada kasus pertama yang berkaitan dengan anak perusahaan, dikhawatirkan bakal terjadi sinergi negatif antara sistem informasi dengan strategi perusahaan. Hanya saja mungkin tidak akan sampai berdampak buruk. Sistem informasi yang ada tidak mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen untuk membuat keputusan. Dalam konsep sistem informasi yang sudah dikenal sejak dahulu, informasi sangat berperan strategis untuk manajemen dalam membuat keputusan bisnis, termasuk di dalamnya keputusan mengenai strategi perusahaan. Ketidakmampuan sistem informasi untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan tersebut membawa dampak kepada strategi bisnis perusahaan. Dapat dikatakan bahwa strategi perusahaan tidak meragukan kita, karena disusun dengan informasi yang sangat terbatas. Jika seandainya ini ditambah pula dengan pemahaman penyusunan strategi perusahaan yang tidak baik, maka lengkap sudah segala sinergi negatif yang terjadi.

Sedangkan sinergi positif adalah sinergi antara sistem informasi yang baik dengan pemahanan strategi perusahaan yang baik. Keduanya akan menghasilkan sebuah strategi perusahaan yang baik dan bisa dipertanggungjawabkan. Secara ringkas, kita dapat membuat bagan sinergi tersebut seperti pada gambar 1.

Matriks yang disajikan pada gambar 1 disusun berdasarkan pengalaman saya selama menjadi konsultan dan instruktur manajemen di Lembaga Manajemen PPM, dan dikombinasikan dengan pengalaman sewaktu menjadi konsultan teknologi informasi di kantor konsultan KPMG (Klynveld Peat Marwick Goerdeler) sebelum bergabung dengan Lembaga Manajemen PPM. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah tidak terlalu naif untuk menilai kualitas strategi perusahaan yang dihasilkan hanya berdasarkan dua faktor tersebut, yaitu pemahaman mengenai strategi perusahaan itu sendiri serta sistem informasi di dalam perusahaan.

Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya kita lihat dulu apa yang dimaksud dengan sistem informasi yang baik. Secara konseptual dapat dikatakan bahwa sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang mampu menyediakan informasi yang relevan, akurat, dapat dimengerti, serta tepat waktu kepada pihak manajemen sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan. Lebih lanjut, fasilitas yang tersedia pun harus memadai, seperti fasilitas simulasi, dan sebagainya. Sedangkan pemahaman strategi perusahaan yang baik berarti tingkat pemahaman pihak manajemen perusahaan mengenai berbagai konsep perencanaan stratejik, prosesnya, serta komitmen yang diberikan. Jika semua aspek ini diperhatikan, rasanya cukup fair untuk menilai kualitas strategi perusahaan berdasarkan kedua aspek tersebut.

Bagaimanakah dengan penggunaan tenaga konsultan ? Tenaga konsultan akan menjadi efektif jika kondisi perusahaan berada di kuadran kanan bawah. Mengapa ? Pada kondisi ini konsultan dapat menjadi pemandu untuk proses penyusunan perencanaan stratejik perusahaan. Sedangkan pada kuadran kiri atas, penggunaan tenaga konsultan tidak efektif, karena yang dibutuhkan adalah pencarian ke sumber-sumber informasi. Tenaga konsultan yang relevan barangkali adalah konsultan sistem informasi. Pada kuadran kiri bawah, kondisinya parah, dan jelas sekali perusahaan yang berada di kuadran ini membutuhkan pembenahan yang mendasar, baik dari sistem informasi maupun pemahaman mengenai strategi perusahaan. Pada kuadran kanan atas, peranan konsultan tidak terlalu besar dan hanya sebagai second opinion.

Apakah yang harus dilakukan oleh perusahaan ? Ada baiknya untuk melakukan analisis posisi perusahaan pada matriks tersebut. Dengan demikian, kita dapat memutuskan berbagai langkah-langkah ke depan, apakah perlu pembenahan mendasar, ataukah perbaikan untuk penyempurnaan.

Sumber :

  • IlmuKomputer.com – Teori Dasar SIM
  • Adhit Blog – indeecom.wordpress.com – Pengertian ERP
  • Danang Pribadi Blog – dado-danang.blogspot.com – CIM
  • lily.staff.gunadarma.ac.id – Pertemuan 5 dan 6
  • IlmuKomputer – Sinergi Positif dan Negatif Sistem
    Informasi dan Strategi Perusahaan – Studi Kasus By Riri Satria

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s